Целевая аудитория – Кто должен обратить внимание на это приложение? Требуются определенные знания?
Демо-версию «Expense Management» (Управления расходами в QlikView) можно использовать в любой отрасли или организации, где сотрудники планируют объем расходов.
Обзор приложения – Объяснение уникальности этого приложения. Какую цель необходимо показать?
Любая компания несет расходы. Любая компания, которая продает что-либо, или оказывает услуги, несет расходы на транспортировку. Однако большинство инструментов по планированию расходов не дают представления о том, как потрачены деньги.
Это приложение дает способ отследить неожиданные расходы и расходы сотрудников. Обладая возможностью объединения данных, QlikView помогает определить способы для экономии денег вашей организации.
Данные – Какой тип данных включен? Можно ли выставлять их на общий доступ?
Данные включают оплату расходов сотрудников и бюджеты департаментов. Для примера давайте представим, что сейчас последний день года – 31 декабря 2013 г.
Сценарий |
Роль – Для кого предназначен этот сценарий? |
Общие вопросы и вопросы, на которые предстоит ответить в этом сценарии |
Конечные ответы по анализу данных |
Сценарий 1: Директор по маркетингу (ДМ) хочет пересмотреть расходы отдела маркетинга в 2013 г. |
|
Почему расходы отдела маркетинга такие высокие?
|
Подробно изучить, чтобы определить:
|
Сценарий 2: Финансовому аналитику поставлена задача для рассмотрения расходов компании |
|
Как выглядят расходы организации в 2013 г?
|
Взглянуть на общие расходы организации. Подробный анализ расходов по:
|
Сценарий 3: Финансовый директор (ФД) хочет изучить закономерности расходов организации |
|
Есть ли определенные закономерности, или тенденции в расходах?
|
Обзор расходов и определение:
широко
|
Сценарий 1: Директор по маркетингу (ДМ) хочет пересмотреть расходы отдела маркетинга в 2013 г |
|
Лист |
«Dashboard»(Панель) |
Предварительный выбор |
|
ДМ хочет пересмотреть расходы отдела маркетинга в 2013 г. |
|
Я, директор по маркетингу организации, этим утром получил звонок от финансового отдела о том, что отдел маркетинга потратил больше, чем ожидалось в этом году. Я собираюсь встретиться с главой финансовой службы позже в этот же день, чтобы взглянуть на наши расходы,поэтому я хочу рассмотреть приложение «Expense Management» и наши расходы в этом уходящем году, чтобы подготовиться и посмотреть, смогу ли я пересмотреть бюджет на следующий год. Сегодня — 12/31/2013. |
|
Сначала я взгляну на панель. Я вижу, что как организация, мы вложились в рамки бюджета,в общую сумму расходов. Общий бюджет составил $6,6 млн, а расходы организации чуть превысили сумму в $6,5 млн. |
|
Во втором и четвертом квартале, наши расходы превышали бюджет, но в целом он выровняется к концу этого года. |
Из сотрудников отдела маркетинга, которые представляют расходы, «Lizabeth Blackwell», наш региональный руководитель, потратила больше всего в2013— $1,9 млн. То есть,60% от того, что отдел маркетинга потратил в целом.Я ожидал этого от нее, потому что она управляет подготовкой многих наших мероприятий. Если мы сравним ее расходы с другими в отделе маркетинга, мы увидим, что ее расходы превосходит все другие расходы сотрудников отдела маркетинга. |
|
Давайте внимательнее рассмотрим расходы Элизабет. |
Перейдите к листу «Employee Expense» (Расходы Сотрудника). |
По точечной диаграмме я могу быстро идентифицировать «Lizabeth Blackwell», по ее проценту в бюджете, о чем свидетельствует размер пузырька, гораздо больший, чем у других сотрудников отдела маркетинга. |
То же самое можно обнаружить в этом линейном графике, если посмотреть на совокупные расходы в течение года. |
|
Я собираюсь выбрать «Lizabeth Blackwell», а затем взглянуть на отчет по ее фактическим расходам, поэтому я увижу, есть ли события или расходы, которые не были учтены, когда мы делали бюджет 2013. |
Выберите «Lizabeth» из списка сотрудников, найдя ее. |
На вкладке «reports» (отчеты), я вижу выбранные мной позиции, которые выполняются на этом листе. Я начну с графика «Expense by Employee» (Расходы на сотрудника), как основы для своего отчета. |
Перейдите к расходам, нажав на кнопку «Expense by Employee» (Расходы на сотрудника). |
Я хочу также увидеть дату, отдел, категорию расходов и виды расходов по отчету,поэтому я выберу их из списка. |
Теперь я вижу более детальную информацию о расходах Элизабет в 2013 г. |
|
Я собираюсь отсортировать отчет по дате. На первый взгляд, некоторые из этих рисунков соответствуют проведенным событиям, но я вижу некоторые крупные суммы в этой таблице. Я собираюсь отсортировать по фактической сумме, так я смогу более пристально взглянуть на большие суммы. Все они предназначены для операций. После обедая собираюсь загрузить свои данные по маркетинговым событиям в данном приложении и сделать сравнение между датами событий и датами расходов. На основании того, что я вижу здесь, мне возможно, потребуется также обновитьбюджет2014 года на маркетинговые операции. |
Прокрутите отчет. Выполните двойной щелчок на колонке «Date» (Дата) для сортировки по Дате. Выполните двойной щелчок на колонке «Actual» (Фактический), чтобы отсортировать фактическому убыванию. |
Отмените выбор |
Отмените выбор |
В этом сценарии директор по маркетингу компании может просмотреть расходы своих отделов, чтобы определить не вышли ли они за рамки бюджета, и если так, где были непредвиденные расходы, чтобы можно было внести их в бюджет, чтобы учесть их в будущем. Попробуйте приложение«Expense Management» в демо-версии demo.qlikview.com. |
Сценарий 2: Финансового аналитика попросили сделать обзорный отче по рас ходам компании |
|
Лист |
«Dashboard»(Панель) |
Предварительный выборr |
|
В этом сценарии, финансового аналитика попросили сделать отчет по расходам компании |
|
До сведения моего менеджера довели, что расходы нашей организации превысили бюджет. Для того, чтобы лучше спланировать следующий год, мой менеджер попросил меня пересмотреть расходы компании в 2013 г., так чтобы мы могли лучше спланировать бюджет на следующий год. Я открою Панель приложения «Expense Management». |
|
Поскольку меня интересуют те области, в которых мы превысили бюджет,я остановлюсь на категориях «Travel» (путешествия) и «Food» (еда), поскольку там мы превысили бюджет, на что указывают красные значки. |
|
Давайте внимательнее посмотрим на расходы на путешествия и продовольственные товары. |
Перейдите к листу «ExpenseBreakdown» (Разбивка Расходов). Выберите «Food» (Еда) и «Travel» (Путешествия) из списка «Expensecategory» (Категория расходов). |
Глядя на общие расходы по отделам, я вижу, что «Services» (Сервисы), «Marketing» (Маркетинг) и «C—level» (уровень Высшего Звена) —отделы, которые превысили бюджет в 2013 году. Расходы на продажи как раз вложились в бюджет, расходы на кадры и финансовые расходы значительно ниже бюджета. |
|
Давайте сузим наш фокус на Сервисах, Маркетинге и сотрудниках Высшего Звена. |
Выберите «Services» (Сервисы), «Marketing» (Маркетинг) и «C-level» (уровень Высшего Звена) из графика. |
Интересно, есть ли конкретные сотрудники, которые, как правило,тратят больше, чем заложено в бюджете,или расходы равномерны у всех членов отдела? Примечание: бюджет выполняется на уровне отделов, так средний бюджет на одного работника—бюджет отдела разделенный на количество сотрудниковв этом отделе. |
Перейдите на лист «Employee Expense» (Расходы Сотрудника). |
Если взглянуть на расходы и график бюджета, можно получить представление о связи между потраченной суммой и средним бюджетом на человека Сотрудники с более высоким бюджетом имеют меньший процент перерасхода и часто не выходят за рамки бюджета при расходах.Сотрудники с более низким бюджетом часто тратят больше, чем заложено в бюджете и, следовательно,имеют более высокий процент перерасхода, , как видно на больших пузырьках. |
|
Я собираюсь сосредоточиться на тех сотрудниках, которые сильно превысили свои бюджеты |
Выберите пузырьки в верхней левой части графика. |
Если я отсортирую этих сотрудников по отделам, я увижу, что сотрудники, которые имеют тенденцию превышать расходы бюджетных средств, есть во всех отделах. Сотрудники высшего звена – менеджеры региональных подразделений и перечисленные сотрудники отдела маркетинга, вовлеченные в планирование событий нашей организации. Я ожидаю увидеть большие расходы у этих сотрудников, но может стоит внести их в мой список, как люди/отделы, которым |
График сортировки расходов сотрудников по отделам – дважды щелкните на заголовке столбца. |
возможно потребуется откорректировать бюджет. Есть несколько сервисных сотрудников в разных странах, которые превысили свой бюджет по расходам. Я не могу изолировать высокие расходы на нескольких человек, поэтому я экспортирую этот список в Excel и поговорю с сервисным менеджером, чтобы определить какие расходы оправданы. |
|
Отмените выбор. |
Отмените выбор. |
В этом сценарии финансовый аналитик смог проанализировать расходы организации в 2013 году, а затем идентифицировать отделы и сотрудников, которые превысили свой бюджет. |
Сценарий 3: Финансовый директор (ФД) хочет изучить закономерности расходов в организации
|
|
Лист |
«Expense Breakdown» (Разбивка расходов) |
Предварительный выбор |
Год = «2013» |
ФД хочет изучить закономерности расходов в организации. |
|
Как финансовый директор, я хотел бы взглянуть на расходы организации в 2013 году, чтобы увидеть, смогу ли я обнаружить какую-либо закономерность. Я начну с листа «Expense Breakdown» (Разбивка расходов). |
|
На общем комбинированном графике расходов, видно, что маркетинг и сотрудники высокого уровня тратят больше, чем было в бюджетев 2013 году, тогда как другие отделы – отдел продаж, технического обслуживания, HR и финансы потратили меньше запланированного бюджета. |
Следовательно, то же самое верно и для средних расходов сотрудников. Средние расходы сотрудников топового уровня и отдела маркетинга, превышают бюджет. |
|
Я хочу убедиться, что мы закладываем в бюджет достаточное количество средств для организации, чтобы можно было получить представление о движении денежных средств. Четыре—три процента расходов предназначены для операций и 36% — для путешествия. |
Я хотел бы обратить внимание на расходы сотрудников высшего уровня. |
Выберите сотрудников высшего уровня со списка отделов. |
Сотрудники высшего уровня классифицируют большинство своих расходов как «Прочие», что приводит меня к мысли,что эти расходы, не предусмотрены в бюджете. |
|
Многие из этих расходов сделаны в течение последних четырех месяцев года (с сентября по декабрь). Я хотел бы внимательно взглянуть на этот период времени. |
Выберите сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь из списка Месяцев. |
Давайте внимательнее посмотрим на расходы сотрудников. Обратите внимание, когда я перехожу к новому листу,выбор, который я сделал на предыдущем листе,сохраняется.
|
Перейдите к листу «Employee Expense» (Расходы Сотрудника).
|
Стефания выделяется в этой точечной диаграмме. Так как она является генеральным директором и имеет много расходов, я исключаю ее. Теперь мы можем посмотреть кто из сотрудников высшего звена, кроме генерального директора превысил свой бюджет.Я вижу, что я вхожу в список этих людей, I leen Menard, с расходами в 736% от бюджета |
Выберите пузырек «Stephania» из точечной диаграммы. Исключите «Stephania», нажав правой кнопкой на ее имени в списке сотрудников и выберите «Select Excluded» (Выбрать Исключенное).
|
Взглянув на расходы сотрудников высшего звена, я думаю что мы должны пересмотреть бюджет этого отдела, поскольку 5 из 9 сотрудников превысили свой бюджет. Мы должны также рассмотреть расходы отдельных бюджетов у разных сотрудников, поскольку люди, такие как генеральный директор,зачастую расходуют больше, чем другие в своем отделе. |
Очистите список сотрудников, так чтобы было видно всех сотрудников высшего звена. Нажмите правой кнопкой на списке сотрудников и выберите «Clear» (Очистить).
|
Отмените выбор. |
Отмените выбор. |
В этом сценарии финансовый аналитик смог проанализировать расходы организации в 2013 г., а затем идентифицировать отделы и сотрудников, которые превышают свой бюджет и получают предложения о том, как можно этот бюджет улучшить. |
Найти решение у бизнес-партнера QlikTech (QlikView) в России.
Форум разработчиков QlikView и Qlik Sense. Получите ответы на все вопросы по QlikView и Qlik Sense!