Управление расходами в QlikView

Целевая аудитория – Кто должен обратить внимание на это приложение? Требуются определенные знания?

Демо-версию «Expense Management» (Управления расходами в QlikView) можно использовать в любой отрасли или организации, где сотрудники планируют объем расходов.

Обзор приложения – Объяснение уникальности этого приложения. Какую цель необходимо показать?

Любая компания несет расходы. Любая компания, которая продает что-либо, или оказывает услуги, несет расходы на транспортировку. Однако большинство инструментов по планированию расходов не дают представления о том, как потрачены деньги.

Это приложение дает способ отследить неожиданные расходы и расходы сотрудников. Обладая возможностью объединения данных, QlikView помогает определить способы для экономии денег вашей организации.

Данные – Какой тип данных включен? Можно ли выставлять их на общий доступ?

Данные включают оплату расходов сотрудников и бюджеты департаментов. Для примера давайте представим, что сейчас последний день года – 31 декабря 2013 г.

Сценарий

Роль – Для кого предназначен этот сценарий?

Общие вопросы и вопросы, на которые предстоит ответить в этом сценарии

Конечные ответы по анализу данных

Сценарий 1: Директор по маркетингу (ДМ) хочет пересмотреть расходы отдела маркетинга в 2013 г.

  • Директор по маркетингу

Почему расходы отдела маркетинга такие высокие?

  • Первый взгляд на общий бюджет и как он разбит по категориям расходов.
  • Определить сотрудников в отделе маркетинга, которые допускают высокие затраты в отделе и определить куда были расходованы средства

Подробно изучить, чтобы определить:

  • У какого департамента самые высокие расходы
  • У каких сотрудников отдела маркетинга самые высокие расходы
  • Каковы фактические расходы

Сценарий 2: Финансовому аналитику поставлена задача для рассмотрения расходов компании

  • Финансовый аналитик

Как выглядят расходы организации в 2013 г?

  • Соотносятся ли расходы компании с бюджетом?
  • Если нет, то есть ли определенные категории расходов, в которых сотрудники пытаются потратить слишком много?
  • Какие отделы допускают превышение расходов из бюджета?
  • Расходы каких сотрудников превышают бюджет?

Взглянуть на общие расходы организации. Подробный анализ расходов по:

  • Категории расходов
  • Типу департаментов
  • Сотрудникам

Сценарий 3: Финансовый директор (ФД) хочет изучить закономерности расходов организации

  • Финансовый директор

Есть ли определенные закономерности, или тенденции в расходах?

  • Есть ли закономерности по отделам?
  • Какие типы расходов используются больше всего?
  • Есть ли закономерности по сотрудникам?

Обзор расходов и определение:

  • Отдел, у которого самые высокие расходы
  • Какие типы расходов используются наиболее

широко

  • Сотрудники, которые расходуют больше всего средств

Сценарий 1: Директор по маркетингу (ДМ) хочет пересмотреть расходы отдела маркетинга в 2013 г

Лист

«Dashboard»(Панель)

Предварительный выбор

 

ДМ хочет пересмотреть расходы отдела маркетинга в 2013 г.

Я, директор по маркетингу организации, этим утром получил звонок от финансового отдела о том, что отдел маркетинга потратил больше, чем ожидалось в этом году. Я собираюсь встретиться с главой финансовой службы позже в этот же день, чтобы взглянуть на наши расходы,поэтому я хочу рассмотреть приложение «Expense Management» и наши расходы в этом уходящем году, чтобы подготовиться и посмотреть, смогу ли я пересмотреть бюджет на следующий год.

Сегодня — 12/31/2013.

Сначала я взгляну на панель. Я вижу, что как организация, мы вложились в рамки бюджета,в общую сумму расходов. Общий бюджет составил $6,6 млн, а расходы организации чуть превысили сумму в $6,5 млн.

Во втором и четвертом квартале, наши расходы превышали бюджет, но в целом он выровняется к концу этого года.

Я вижу, что на туризм и продукты питания организация потратила больше чем запланировано в бюджете, соответственно на20% и3%,. Красный значок предупреждает меня об этом.

По операциям, а также прочим Расходам, мы не превысили бюджета, а потратили порядка 80% от запланированной суммы.

Большую часть расходов делает Отдел маркетинга, они связаны с событиями, которые выходят за рамки нашего бюджета. Поскольку я заинтересован только в маркетинге,я выберу «MarketingField» (Маркетинг –Региональные расходы) «MarketingCorporate» (Маркетинг – Корпоративные расходы) из таблицы расходов организации.

Выбрав его, я вижу, что как отдел,маркетинг превысил бюджет по всем категориям расходов: Туризм, продукты питания,операции и различные расходы, больше всего – на операциях1924%.

Из сотрудников отдела маркетинга, которые представляют расходы, «Lizabeth Blackwell», наш региональный руководитель, потратила больше всего в2013— $1,9 млн. То есть,60% от того, что отдел маркетинга потратил в целом.Я ожидал этого от нее, потому что она управляет подготовкой многих наших мероприятий.

Если мы сравним ее расходы с другими в отделе маркетинга, мы увидим, что ее расходы превосходит все другие расходы сотрудников отдела маркетинга.

Давайте внимательнее рассмотрим расходы Элизабет.

Перейдите к листу «Employee Expense» (Расходы Сотрудника).

По точечной диаграмме я могу быстро идентифицировать «Lizabeth Blackwell», по ее проценту в бюджете, о чем свидетельствует размер пузырька, гораздо больший, чем у других сотрудников отдела маркетинга.

То же самое можно обнаружить в этом линейном графике, если посмотреть на совокупные расходы в течение года.

Я собираюсь выбрать «Lizabeth Blackwell», а затем взглянуть на отчет по ее фактическим расходам, поэтому я увижу, есть ли события или расходы, которые не были учтены, когда мы делали бюджет 2013.

Выберите «Lizabeth» из списка сотрудников, найдя ее.

На вкладке «reports» (отчеты), я вижу выбранные мной позиции, которые выполняются на этом листе.

Я начну с графика «Expense by Employee» (Расходы на сотрудника), как основы для своего отчета.

Перейдите к расходам, нажав на кнопку «Expense by Employee» (Расходы на сотрудника).

Я хочу также увидеть дату, отдел, категорию расходов и виды расходов по отчету,поэтому я выберу их из списка.

Теперь я вижу более детальную информацию о расходах Элизабет в 2013 г.

Я собираюсь отсортировать отчет по дате. На первый взгляд, некоторые из этих рисунков соответствуют проведенным событиям, но я вижу некоторые крупные суммы в этой таблице.

Я собираюсь отсортировать по фактической сумме, так я смогу более пристально взглянуть на большие суммы.

Все они предназначены для операций. После обедая собираюсь загрузить свои данные по маркетинговым событиям в данном приложении и сделать сравнение между датами событий и датами расходов.

На основании того, что я вижу здесь, мне возможно, потребуется также обновитьбюджет2014 года на маркетинговые операции.

Прокрутите отчет.

Выполните двойной щелчок на колонке «Date» (Дата) для сортировки по Дате.

Выполните двойной щелчок на колонке «Actual» (Фактический), чтобы отсортировать фактическому убыванию.

 

Отмените выбор

Отмените выбор

В этом сценарии директор по маркетингу компании может просмотреть расходы своих отделов, чтобы определить не вышли ли они за рамки бюджета, и если так, где были непредвиденные расходы, чтобы можно было внести их в бюджет, чтобы учесть их в будущем. Попробуйте приложение«Expense Management» в демо-версии demo.qlikview.com.

Сценарий 2: Финансового аналитика попросили сделать обзорный отче по рас ходам компании

Лист

«Dashboard»(Панель)

Предварительный выборr

 

В этом сценарии, финансового аналитика попросили сделать отчет по расходам компании

До сведения моего менеджера довели, что расходы нашей организации превысили бюджет. Для того, чтобы лучше спланировать следующий год, мой менеджер попросил меня пересмотреть расходы компании в 2013 г., так чтобы мы могли лучше спланировать бюджет на следующий год.

Я открою Панель приложения «Expense Management».

Поскольку меня интересуют те области, в которых мы превысили бюджет,я остановлюсь на категориях «Travel» (путешествия) и «Food» (еда), поскольку там мы превысили бюджет, на что указывают красные значки.

Давайте внимательнее посмотрим на расходы на путешествия и продовольственные товары.

Перейдите к листу «ExpenseBreakdown» (Разбивка Расходов).

Выберите «Food» (Еда) и «Travel» (Путешествия) из списка «Expensecategory» (Категория расходов).

Глядя на общие расходы по отделам, я вижу, что «Services» (Сервисы), «Marketing» (Маркетинг) и «Clevel» (уровень Высшего Звена) отделы, которые превысили бюджет в 2013 году. Расходы на продажи как раз вложились в бюджет, расходы на кадры и финансовые расходы значительно ниже бюджета.

Давайте сузим наш фокус на Сервисах, Маркетинге и сотрудниках Высшего Звена.

Выберите «Services» (Сервисы), «Marketing» (Маркетинг) и «C-level» (уровень Высшего Звена) из графика.

Интересно, есть ли конкретные сотрудники, которые, как правило,тратят больше, чем заложено в бюджете,или расходы равномерны у всех членов отдела?

Примечание: бюджет выполняется  на уровне отделов, так средний бюджет на одного работникабюджет отдела разделенный на количество сотрудниковв этом отделе.

Перейдите на лист «Employee Expense» (Расходы Сотрудника).

Если взглянуть на расходы и график бюджета, можно получить представление о связи между потраченной суммой и средним бюджетом на человека

Сотрудники с более высоким бюджетом имеют меньший процент перерасхода и часто не выходят за рамки бюджета при расходах.Сотрудники с более низким бюджетом часто тратят больше, чем заложено в бюджете и, следовательно,имеют более высокий процент перерасхода, , как видно на больших пузырьках.

Я собираюсь сосредоточиться на тех сотрудниках, которые сильно превысили свои бюджеты

Выберите пузырьки в верхней левой части графика.

Если я отсортирую этих сотрудников по отделам, я увижу, что сотрудники, которые имеют тенденцию превышать расходы бюджетных средств, есть во всех отделах.

Сотрудники высшего звена – менеджеры региональных подразделений и перечисленные сотрудники отдела маркетинга, вовлеченные в планирование событий нашей организации. Я ожидаю увидеть большие расходы у этих сотрудников, но может стоит внести их в мой список, как люди/отделы, которым

График сортировки расходов сотрудников по отделам – дважды щелкните на заголовке столбца.

возможно потребуется откорректировать бюджет.

Есть несколько сервисных сотрудников в разных странах, которые превысили свой бюджет по расходам. Я не могу изолировать высокие расходы на нескольких человек, поэтому я экспортирую этот список в Excel и поговорю с сервисным менеджером, чтобы определить какие расходы оправданы.

Отмените выбор.

Отмените выбор.

В этом сценарии финансовый аналитик смог проанализировать расходы организации в 2013 году, а затем идентифицировать отделы и сотрудников, которые превысили свой бюджет.

Сценарий 3: Финансовый директор (ФД) хочет изучить закономерности расходов в организации

 

Лист

«Expense Breakdown» (Разбивка расходов)

Предварительный выбор

Год = «2013»

ФД хочет изучить закономерности расходов в организации.

Как финансовый директор, я хотел бы взглянуть на расходы организации в 2013 году, чтобы увидеть, смогу ли я обнаружить какую-либо закономерность. Я начну с листа «Expense Breakdown» (Разбивка расходов).

На общем комбинированном графике расходов, видно, что маркетинг и сотрудники высокого уровня тратят больше, чем было в бюджетев 2013 году, тогда как другие отделы – отдел продаж, технического обслуживания, HR и финансы потратили меньше запланированного бюджета.

Следовательно, то же самое верно и для средних расходов сотрудников. Средние расходы сотрудников топового уровня и отдела маркетинга, превышают бюджет.

Я хочу убедиться, что мы закладываем в бюджет достаточное количество средств для организации, чтобы можно было получить представление о движении денежных средств.

Четыретри процента расходов предназначены для операций и 36% — для путешествия.

Я собираюсь пока что исключить маркетинг, потому что я уже провел переговоры с ДМ (директором по маркетингу) о расходах отдела в этом году, и мы может изолировать расхождения расходов и неожиданные события, которые повлияли на бюджет.

Выберите Маркетинг в окне списка отделов

Щелкните правой кнопкой мыши в поле отделов и выберите «Select Excluded» (Выбрать Исключенное).

Исключив отдел маркетинга, я вижу, что основная часть расходов – расходы на поездки64%.

Расходы на продажи и сервисы больше, чем я ожидал, так как они всегда в дороге, посещают клиентов и потенциальных клиентов. Эти расходы довольно стабильны в течение года кроме июля, скорее всего, из-за отпусков и каникул, когда сотрудники, как правило,уходят в отпуск.

Я хотел бы обратить внимание на расходы сотрудников высшего уровня.

Выберите сотрудников высшего уровня со списка отделов.

Сотрудники высшего уровня классифицируют большинство своих расходов как «Прочие», что приводит меня к мысли,что эти расходы, не предусмотрены в бюджете.

Многие из этих расходов сделаны в течение последних четырех месяцев года (с сентября по декабрь).

Я хотел бы внимательно взглянуть на этот период времени.

Выберите сентябрь, октябрь, ноябрь и декабрь из списка Месяцев.

Давайте внимательнее посмотрим на расходы сотрудников.

Обратите внимание, когда я перехожу к новому листу,выбор, который я сделал на предыдущем листе,сохраняется.

Перейдите к листу «Employee Expense» (Расходы Сотрудника).

 

Стефания выделяется в этой точечной диаграмме. Так как она является генеральным директором и имеет много расходов, я исключаю ее.

Теперь мы можем посмотреть кто из сотрудников высшего звена, кроме генерального директора превысил свой бюджет.Я вижу, что я вхожу в список этих людей, I leen Menard, с расходами в 736% от бюджета

Выберите пузырек «Stephania» из точечной диаграммы.

Исключите «Stephania», нажав правой кнопкой на ее имени в списке сотрудников и выберите «Select Excluded» (Выбрать Исключенное).

Fig_49

Взглянув на расходы сотрудников высшего звена, я думаю что мы должны пересмотреть бюджет этого отдела, поскольку 5 из 9 сотрудников превысили свой бюджет.

Мы должны также рассмотреть расходы отдельных бюджетов у разных сотрудников, поскольку люди, такие как генеральный директор,зачастую расходуют больше, чем другие в своем отделе.

Очистите список сотрудников, так чтобы было видно всех сотрудников высшего звена. Нажмите правой кнопкой на списке сотрудников и выберите «Clear» (Очистить).

Fig_50

Fig_51

 

Отмените выбор.

Отмените выбор.

В этом сценарии финансовый аналитик смог проанализировать расходы организации в 2013 г., а затем идентифицировать отделы и сотрудников, которые превышают свой бюджет и получают предложения о том, как можно этот бюджет улучшить.

Найти решение у бизнес-партнера QlikTech (QlikView) в России.

Форум разработчиков QlikView и Qlik Sense. Получите ответы на все вопросы по QlikView и Qlik Sense!

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий

64 queries in 0,430 seconds