Практика бизнес-анализа для BI-систем

Сценарий

Роль – Для кого предназначен этот сценарий?

Общие вопросы и вопросы, на которые предстоит ответить в этом сценарии

Конечные ответы по анализу данных

Сценарий 1:

Менеджер по работе со счетами анализирует расходы

• Менеджер по работе со счетами

Как в целом обстоят дела у компании по расходам?

• Расходы производятся по контрактам на поставку?
• Платежи приходят вовремя?
• Идентифицировать области, по которым возможно необходимы корректировки по расходам

Взгляните:

• Распределение расходов и тенденции в регионах
• Не уплаченные платежи
• Точность даты платежа

Сценарий 2:

Менеджер по поставкам просматривает расходы, чтобы определить насколько расходы вписываются в бюджет и имеют контракты на поставку (КП)

• Менеджер по поставкам

Взглянуть на расходы.

• Вписываются ли расходы в рамки плана, и есть ли разница по регионам?
• Сколько расходов проводятся по КП, и есть ли разницапо регионам?

Взгляните на Панель и перейдите к листу «Spending» (Расходы):

• Чтобы определить регионы, которые тратят в рамках плана
• Чтобы определить регионы, которые используют КП.
• Чтобы определить регионы, которые имеют контракты со своими поставщиками

Сценарий 3:

Менеджер по контрактам хочет определить контракты, по которым приближаются важные даты

• Менеджер по контрактам

Взглянуть на Календарь событий по контрактам, чтобы:

• Взглянуть на активные контракты
• Определить новые контракты, которые вступают в силу
• Определить контракты, по которым приближаются даты завершения или продления

Взглянуть на «the Contract Event Calendar» (Календарь событий по контракту):

• Чтобы понять, как выглядит предстоящий месяц, в плане договоров
• Анализ по месяцам, а затем рассмотрение подробной информации по конкретным контрактам
• Доступ к контракту по ссылке

Сценарий 4:

Менеджер по поставкам хочет определить, какой поставщик проводит большинство поставок для организации

• Менеджер по поставкам

С каким поставщиком(ами) у нас самые крупные расходы?

• Обзор тенденций по расходам с ключевыми поставщиками. Кто они?
• Рассмотрение тенденции по их расходам
• Посмотреть подробную информацию по конкретному поставщику

Ответить на конкретные вопросы по поставщикам, на которые организация тратит больше всего средств:

• Кто они?
• Сколько организация тратит на своего поставщика?
• Просмотреть профиль поставщика
•  

Сценарий 1: Менеджер по работе со счетами анализирует расходы

Лист

Панель

Предварительный выбор

Менеджер по работе со счетами хочет пересмотреть расходы компании, чтобы увидеть, сколько расходов выделяется на поставки,а также убедиться, что платежи производятся в установленные сроки.

Как менеджер по работе со счетами, я периодически проверяю приложение «Procurement», чтобы получить информацию об общем положении дел в этом вопросе.

Я начну, взглянув на панель.

На панели я вижу, сколько моя организация потратила в целом за последние 3 года во всех регионах.

Поскольку сейчас 2013 г., я выберу «2013».

Обратите внимание, когда я выбираю «2013», «2011» и «2012» отображаются серым цветом. Это происходит потому, «2011» и «2012» не связаны с моим текущим выделением. В QlikView, выбор будет выделен зеленым цветом, связанные с ними данные – белым, несвязанные данные – серым цветом.

Выберите 2013 из списка «Fiscal Year» (Фискальный год).

В этом году большинство расходов организаций приходятся на контракты – 95,82%, что превышает поставленную цель – 90%. Это хорошо, потому что в организации предпочитают работать с расходами по контрактам.

Рассматривая другие ключевые показатели эффективности на панели, я вижу два пункта, выделенные красным, которые привлекли мое внимание: время платежей и покрытие КП.

Задача заключается в том, чтобы 80% платежей проводились в срок, а данные на панели указывает, что пока только 56,14% платежей в 2013 году проведены вовремя.

Организация также не достигла цели в 60%, в вопросе покрытия контрактами КП. В самом деле, мы достигли только половины от намеченного покрытия наших расходов на КП – 30,40%.

Похоже, чаще всего наши поставки выполняются по контрактам, показатель покрытия контрактами – 68,65%, превышает установленную цель организации в 60%.

Я хочу прояснить ситуацию, чтобы увидеть, как долго у нас тянется эта задолженность.

Нажмите на значок ластика в поле «Posting Year» (Год публикации) в окне «Current Selections» (Текущий выбор).

Здесь есть удивительный факт:некоторые из наших долго втянутся уже два года.В этой гистограмме, я вижу, просроченные суммы, которые не были выплачены(отмечены красным) и предстоящие выплаты, которые не были выплачены(зеленым цветом). Это позволяет мне подготовить средства и убедиться, что наш денежный поток корректный.

Я вижу, что у нас есть платежи, которые должны были оплатить еще в январе и феврале 2011 года.

Мне интересно, есть ли в определенных регионах регулярные опоздания по платежам. В предыдущем графике на вкладке «Spending» (Расходы),я мог видеть, что Австрия провела лишь 25% своих платежей вовремя.

Если я взгляну на линейный график «Due Date Accuracy» (Точность даты платежа), я увижу, что во всех регионах есть тенденция проводить платежи во время, или еще до окончания срока. Чехия и Словакия, как правило, платят за 1-3днейдо установленной даты. Австрия,Венгрия и Украина, как правило, платят в срок.

Но Австрия и Венгрия, как правило, вносят больше дополнительных платежей по истечении срока, чем любой другой регион.

Выберите все справа от «0» дней на линейном графике.

Снимите выбор.

Снимите выбор.

Когда я открываю таблицу «Payment» (Платежи) внизу листа, я вижу информацию о платежах. Они сортируются по сроку, так что я могу видеть платежи за 2года в нескольких регионах.

Отсортировав по сумме, я увижу, насколько большие некоторые из этих платежей. Действительно, есть некоторые крупные просроченные платежи

Дважды щелкните на заголовке колонки «Сумма» (Сумма), чтобы отсортировать по снижению суммы.

Или некоторые платежи не прошли, в связи со сбоем, или организация не документировала эти операции, как оплаченные. По этим большим суммам,мне интересно, были ли блоки для некоторых из этих поставщиков, там где мы намеренно им не заплатили.

Я экспортирую эту таблицу в Excel таким образом, мы сможем дальше исследовать эти платежи,чтобы определить, были ли они на самом деле оплачены,заблокированы или не документированы.

Нажмите на значок меню и выберите «Send to Excel» (Отправить в Excel).

Снимите выбор.

Снимите выбор.

В этом сценарии, я, как менеджер по работе со счетами использовал приложение не только чтобы рассмотреть расходы организации, но также и составить список поставщиков, которым мы не заплатили, так чтобы можно было контролировать эти операции.

Сценарий 2: Менеджер по поставкам просматривает расходы, чтобы определить насколько расходы вписываются в бюджет иимеют Контракты на поставку(КП)

Лист

Панель

Предварительный выбор

Менеджер по закупкам просматривает обзор по расходам, чтобы определить, сколько есть расходов по плану, и проведенных с помощью контрактов на поставку (КП).

Как менеджер по поставкам, я использую приложение «Procurement», чтобы увидеть, сколько расходов организации проводится через отдел снабжения.

В прошлом году, большинство расходов организации проводилось через отдел снабжения –92,92%, то есть цель организации (90%) выполнена. Это хорошо, потому что организация предпочитает проводить закупки через отдел снабжения.

Поскольку я заинтересован в том, чтобы расходы проводились через отдел снабжения по КП, график покрытия КП привлек мое внимание, потому что я вижу, значок «Red Alert» который показывает, что мы не отвечаем поставленной цели нашей организации — 60%.

Вместо того, чтобы достигнуть уровня 60% или выше, мы находимся на отметке 30,73%, чуть больше половины нашей намеченной цели.

Перейдем к листу «Spending» (Расходы), чтобы увидеть, что же происходит.

В идеале, наша организация хочет обеспечить контракты для всех поставок (наши продавцы знают о таких намерениях), чтобы лучше управлять денежным потоком, так чтобы мы знали, что происходит, и чего ждать.

Перейдите на вкладку «Spending» (Расходы).

Я вижу, что большая часть расходов по регионам в организации отвечает плану. Это хороший знак.

Но, с другой стороны, я вижу, что контракты используются нечасто. Похоже, Чешская Республика и Словацкая Республика используют КП в большинстве своих операций. Австрия использует их мало, а Венгрия и Украина не используют их вообще.

Я сделаю примечание, чтобы поговорить с менеджерами в Чехии и Словакии, чтобы увидеть, какие средства они используют, чтобы мы могли сделать тоже же самое в других странах.

Я выберу операции, по которым есть контракты.

Выберите «Yes» из легенды «Has PO?» (Есть контракт на поставку?).

Я вижу, что только в 3 странах у нашей организации используются КП:Чехия,Словакия и Австрия.

Я вижу это не только в гистограмме, я вижу это и в списке стран. Венгрия и Украина выделены серым цветом, а это значит, что они не связаны  с моим выбором наличия КП.

Поле списка обеспечивает еще один способ увидеть, что данные связаны или не связаны с моим выбором. Это просто еще один способ, который мы можем использовать для получения представления о наших данных в QlikView.

Из трех стран, которые используют КП, Чешская Республика и Словацкая Республика не только выполнили план, но также показали тенденцию провода своевременных платежей— 95% и 79% соответственно. Их процессы закупок должны работать хорошо.

Австрия слабо использует КП и показывает не очень хорошие показатели своевременных платежей, поэтому я сосредоточу свое внимание на Чешской Республикеи Словацкой Республике и постараюсь внедрить их схему закупок в Австрии, Украине и Венгрии.

Я собираюсь снять выбор страны и взглянуть на тенденции по расходам во всех регионах.

Снять выбор.

Нажмите на вкладке «Vendor Spending» (Расходы на поставщиков).

Я вижу, что все регионы, кроме Украины тратили много за последние2,5 года, есть пик расходов в декабре.

Я могу выбрать декабрь и посмотреть на Расходы,диаграмму с детальной информацией, чтобы увидеть, какие расходы сделаны в декабре.

Выберите «Dec» (Декабрь) из списка «Posting Month» (Месяц публикации).

Я могу продолжить дальнейшее исследование, посмотрев подробную информацию по транзакциям, выбрав требуемые данные из графика.

Выберите «ALT & HEIM» из колонки «Vendor» (поставщик).

Нажмите на вкладку «Transaction Details» (Подробная информация по транзакциям).

Снимите выбор.

Снимите выбор.

Сценарий 3: Менеджер по контрактам хочет определить контракты, по которым приближаются важные даты

Лист

«Contract Event Calendar» (Календарь Событий по Контракту)

Предварительный выбор

Менеджер по договорам хочет определить контракты, по которым приближаются важные даты,они отмечены зелеными напоминаниями,выделены даты продления и завершения.

Сегодня 31 мая2013 года, и я хочу посмотреть, по каким контрактам приближаются важные даты в следующем месяце, так я смогу убедиться в том, что моя команда готова.Я начну с анализа листа «Contract Event Calendar» (Календарь Событий по Контракту), он предоставит мне календарь всех предстоящих дат.

Для начала я выберу текущий год,2013,иследующий месяц,июнь

Выберите «2013» из списка «Contract Event Year» (Год События по Контракту).

Выберите «Jun» (Июнь) из списка «Contract Event Month» (Месяц события по контракту).

Я также выберу действующие контракты.

Выберите «Active» (Действующие) из списка «Contract Status» (Статус контракта).

Теперь, когда необходимые настройки сделаны, я могу видеть календарь с новыми датами по контрактам в июне.

На основании списка «Contract Type» (Тип контракта), я могу сразу же увидеть, что нет контрактов «Соглашение на Участие», или «Техническое задание» (СОУ) в июне 2013 года, потому что они выделены серым цветом.

Синим цветом выделены контракты с новыми датами продления окончания. Красный цвет показывает мне контракты с зелеными напоминаниями.Контракты,выделенные зеленым,указывают автоматические оповещения. Контракты, которые будут завершены в июне 2013 года, показаны в сером цвете. Контракты,которые вступят в силу в следующем месяце, выделены оранжевым.

Так как есть много контрактов, по которым есть события, запланированные на этидни, сначала я выберу «Terminate / Prolong» (Завершить/Продлить) из списка «Contract Event» (События по контракту), чтобы лучше отфильтровать календарь в случае, если есть какие-то незаметные события (должен быть доступ с помощью прокрутки).

Выберите «Terminate / Prolong» (Завершить/Продлить) из списка «Contract Event» (События по контракту).

Я вижу, что есть много контрактов с датами завершения/продления в этом месяце,особенно в последний день месяца, 30 июня.

Я хочу отметить,эти контракты и поговорить с их операторами, чтобы увидеть, нужно ли расширить эти контракты.

Перейдите к листу «Contracts» (Контракты).

В нижней части листа «Contracts» (Контракты), есть список из 28 контрактов с датами завершения/продления в следующем месяце, потому что все то что я выбрал в листе «Contract Calendar» (Календарь по контракту)перенесено. Я экспортирую этот список в Excel, так чтобы он у меня был , когда я буду разговаривать с операторами контракта.

Нажмите на значок меню, а затем выберите «Send to Excel» (Отправить в Excel).

Я сниму мой выбор событий по контракту и вернусь к листу «Contract Event Calendar» (Календарь Событий по Контракту).

Очистите список «Contract Event» (События по контракту), нажав левой кнопкой мыши на опции – «Terminate/Prolong» (Завершить/Продлить) в списке «Contract Event» (События по контракту).

Перейдите назад к листу «Contract Event Calendar» (Календарь Событий по Контракту).

Я вижу, что есть много зеленых напоминаний, которые относятся к следующему месяцу.Я хочу поближе взглянуть на эти напоминания, так чтобы убедиться, что операторыконтрактаосведомлены о предстоящих датах и определили, нужно ли сделать какие-либо изменения в существующих контрактах.

Выберите зеленый указатель из списка «Contrac Event» (События по контракту).

Обратите внимание, что поле «Current Selections» (Текущий Выбор)показывает все выборы, которые я сделал до сих пор.

Теперь календарь показывает мне только зеленые напоминанияна июнь 2013 года.

Теперь я перейду к листу «Contracts» (Контракты), чтобы получить более подробную информацию об этих контрактах.

Перейдите к листу «Contracts» (Контракты).

На листе «Contracts» (Контракты), все мои выбранные позиции все еще там, и я вижу контракты, которые выделены по моему выбору.

Взглянув на КПЭ в верхней части листа, я вижу, что есть 40 активных контрактов, выделенных по моему выбору.

Я отсортирую эту таблицу внизу листа по колонке «Оператор».

Дважды щелкните на заголовке колонки «Operator» (Оператор).

В этой таблице, я могу видеть детальную информацию по контрактам, в которых есть зеленые указателив июне. Если я прокручу скроллингом вправо, увижу ссылку на наш сервер, где хранится фактическая информация по контракту, который я могу при необходимости посмотреть, чтобы увидеть фактический контракт.

Я собираюсь отправить список в Excel, так чтобы я знал, по каким контрактам мне нужно продолжать работу с моей командой.

Нажмите на значок меню и выберите «Send to Excel» (Отправить в Excel).

Пока я нахожусь наэтом листе, я думаю, также выделить списокконтрактов, которые вступят в силу в ближайшие3месяца.

После того как я очищу выбранные позиции, я выберу «Contract Effective» (Действующие контракты) в списке «Contract Event» (События по контракту). Я вижу, чтоесть1644 действующие события по контракту.

Сначала я выберу «2013» из списка «Effective Date Year» (Год начала действия), а затем выберу месяц –Июнь,Июльи Август. Ассоциативный опыт QlikView позволяет мне видеть, что есть только контракты с датой вступления в силу в июне и июле2013 года, поэтому я просто выберу эти месяцы.

После того, как я выберу свои критерии даты, я увижу, что количество событий по действующим контрактам снижается с1644до 18.

Очистите выбор.

Выберите «Contract Effective» (Действующие контракты) из списка «Contract Event» (События по Контрактам).

Теперь нажмите на «Filterby date» (Фильтровать по дате), чтобы открыть окно «Filterby Date» (Фильтровать по дате) и выберите «2013», «Jun», «Jul», «Aug» из списка «Termination Prolongation Date» (Дата Завершения продления).

Закройте выпадающее меню «Filter by Date» (Фильтровать по дате).

Нажмите на «Filter by date» (Фильтровать по дате), чтобы закрыть выпадающее меню «Filter by Date» (Фильтровать по дате).

Теперь у меня есть список из 18 контрактов, которые вступят в сил ув ближайшие 2 месяца.Я напечатаю этот список.

Нажмите на значок меню и выберите «Print» (Печать)…

Очистите выбор.

Очистите выбор.

В этом сценарии, менеджер по договорам может просматривать важные даты по договору в календаре для того, чтобы подготовить свою команду. Он может фильтровать данные по различным событиям в контракте и датам по конкретным данным, которые ему нужны.

Сценарий 4: Менеджер по поставкам хочет определить, какой поставщикпроводитбольшинство контрактов для организации

Лист

Панель

Предварительный анализ

Фискальный Год = 2012, 2013

Менеджер по поставкам хочет определить, на какого поставщика организация тратит больше всего средств.

Как менеджера по поставкам, меня интересует, на какого поставщика, мы потратили больше всего средств за последние полтора года.

Если я посмотрю на гистограмму «Spend by Vendor/Country» (Расходы по Поставщикам/Странам) я увижу, что «Galaxy Corp» – наш ведущий поставщик, с показателем в почти € 20 млн, показатели «Robinson Media» — почти 16 миллионов евро.

Есть 4 поставщика, которым мы заплатили более 10 млн. евро, так что я выберу все четыре, чтобы получить подробную информацию о них.

Выберите «2012» и «2013» из списка «Fiscal Year» (Фискальный год).

Выберите первых 4 поставщика из гистограммы «Spend by Vendor/Country» (Расходы по Поставщикам/Странам).

В списке «Spend by Entity/Country» (Расходы по юридическим лицам /странам»)я вижу, что все регионыв рамках организации пользуются услугами одного или всех этих поставщиков, категория самых значительных расходов – «ITи маркетинг», как видно на следующей диаграмме.

Для этих четырех поставщиков, расчеты проводит отдел снабжения по контракту. Складывается впечатление,что, как организация, мы не всегда платим этим поставщикам вовремя,или используем КП.

Я хочу взглянуть на тенденции по расходам для этих поставщиков.

Перейдите на вкладку «Spending» (Расходы).

Нажмите на вкладку «VendorSpending» (Расходы по Поставщику) в этом листе.

Смените аргумент линейного графика «SpendingOverTime» (Расходы по времени) на «Vendor» (Поставщик).

Мы обычно делаем большие покупки в «Galaxy Corp» каждые несколько месяцев.Наши покупки в Acme Corpне так уж и часты, хотя там были большие объемы в декабре2012 года.

Я выберу «Galaxy Corp» из графика.

Из графика выберите «Galaxy Corp».

Перейдите на лист «Vendor Profile» (Профиль поставщика).

Перейдите на лист «Vendor Profile» профиль поставщика.

На листе «Vendor Profile» (Профиль поставщика), я могу посмотреть подробную информацию о поставщике и истории сделок с нашей организацией. Я вижу:

• Субъекты
• Дата последней транзакции
• Адреса офисов
• Контракты
• Рост расходов

Также я вижу, сколько мы тратим на них, как организация.

Я напечатаю отчет по этому поставщику, чтобы распространить информацию на следующем собрании.

Нажмите на кнопку «Print Report» (Печать отчета).

Снимите выбор.

Снимите выбор.

В этом сценарии, менеджер по поставкам может определить, на какого поставщика организация тратит больше всего в течение определенного периода времени.Он может сравнить расходы на самых крупных поставщиков с другими поставщиками,а также может распечатать индивидуальный профиль этого поставщика.