Практика бизнес-анализа для BI-систем

Было бы замечательно, если бы достижение бизнес-целей было таким же быстрым и простым, как и их постановка. Но достижение более сложных бизнес-целей требует привлечения заинтересованных сторон и внедрения бизнес-процессов. Упрощенные процессы помогают сделать организацию хода работы более гладкой и помогают бизнесу экономить время. А когда основные процессы упорядочены, например, получено разрешение на выставление счетов, повышается эффективность работы и производительность.

Что такое Workflow?

Workflow – это визуальное представление последовательности шагов, которые приводят к определенному результату. Оно также содержит подробную информацию о ресурсах, необходимых для достижения конечного результата, и о том, как все эти элементы сочетаются.

Иногда выполнение бизнес-задач бывает быстрым и простым процессом, но оно также может включать множество компонентов и касаться целого ряда заинтересованных лиц. Поэтому существуют различные типы Workflow. Компании часто используют Workflow в качестве меры контроля качества. Например, фармацевтические компании используют эту функцию для обеспечения качества своего сырья. В отделе кадров Workflow помогает упростить процесс найма или управлять циклом отпусков. Функция Workflow также имеет решающее значение для организации и отслеживания того, как решаются проблемы с продукцией, например, в случае системы IT-билетов.

Для поддержания качества важных процессов часто используется особый вид Workflow – утверждающий (approval process Workflow).

Что такое утверждающий Workflow?

Утверждающий Workflow помогает лицам, принимающим решения, анализировать и регулировать качество основных процессов. С его помощью можно проверить, оптимизирован ли каждый отдельный шаг процесса.

Процессы, требующие утверждения, часто включают различные отделы компании, касаются разных функций и задач, например, выставления счетов или утверждения документов и проектов. Поддержание стандарта качества для этих компонентов не подлежит обсуждению, потому что влияет на стабильность и рост бизнеса.

Утверждающий Workflow подразумевает определение необходимых шагов для получения чего-либо утвержденного. И хотя его можно настроить как ручной процесс, для компаний гораздо выгоднее его автоматизировать.

Зачем отказываться от ручных систем и переходить на автоматизированный Workflow?

Во время использования ручной системы часто возникает путаница – не всегда понятно, кому что делать и когда. Для компании это лишняя трата времени. Процесс утверждения чего-либо вручную часто более ненадежный, поскольку у сотрудников разное чувство ответственности за выполненную задачу. Возникающая в результате этого неопределенность или отсутствие ясности замедляет процесс утверждения и, как следствие, ухудшается общая производительность компании.

Автоматизация повторяющихся процессов экономит время и ресурсы бизнеса. Это касается и процессов утверждения. Компании, использующие ПО для автоматизации хода работы, становятся не только более эффективными и прозрачными, но также улучшают стандартизацию и лучше соответствуют нормативным требованиям. 

Преимущества налаженного хода работы

Автоматизированный Workflow повышает ценность вашей организации следующим образом:

• Это экономия денег: более разумное управление ресурсами и меньше временных затрат.
• Это экономия времени: оцифрованные рабочие процессы уменьшают путаницу и неопределенность.
• Это оптимизация изменений в различных процессах: создание нового хода работы требует глубокого изучения текущего состояния компании, и может привести к большей оптимизации и внедрению инноваций.
• Это снижает риски: более эффективное управление проектами не дает вам забыть о важных дедлайнах, например, о запуске нового продукта.
• Предоставление дополнительной информации: лица, принимающие решения, могут в любой момент проанализировать Workflow, чтобы повысить эффективность или повлиять на изменения в зависимости от потребностей бизнеса.

Преимущества утверждающего Workflow распространяются и на пользователей. 

• Сотрудники становятся полностью автономными, могут легко отправлять и отслеживать свои представления.
• Можно не только легко просматривать, но и утверждать процессы на одном портале.
• Менеджеры могут быстро проверить ход процесса утверждения на уровне отдела.
• Администраторы могут управлять или корректировать утверждение на каждом этапе или процесс в целом по мере изменения потребностей бизнеса.

Из каких компонентов состоит Workflow?

Workflow всегда содержит несколько компонентов, в том числе:

• Ввод: все необходимое для выполнения одного шага в ходе работы.
• Преобразование: правила, контролирующие то, что происходит с вводом.
• Выход: продукт каждого отдельного шага, который затем подается на следующий шаг хода работы.

Если мы посмотрим, в частности, на процесс утверждения, то увидим, что он следует определенному циклу. Стандартные компоненты, вероятней всего, будут включать:

• Представление: любой процесс начинается с того, что сотрудник отправляет что-то для утверждения, например, счет или обзор. В идеале, представление должно быть где-то зарегистрировано, на каком-то портале.
• Кто будет утверждать: следующий шаг в процессе утверждения – это выбор человека, утверждающего представленную работу. Если уровней утверждения несколько, убедитесь в том, что вы выделяете утверждающего для каждого из уровней.
• Настройка уровней доступа. Сколько полномочий вы предоставите каждому из утверждающих? Это может быть разрешение на редактирование, на утверждение или отклонение представлений.
• Установка сроков исполнения: сроки исполнения необходимы для того, чтобы процесс продолжался, и не возникало никаких задержек.
• Автоматические уведомления: держите всех в курсе с помощью автоматического утверждения – это экономит время. Программное обеспечение хода работы в процессе утверждения может уведомить отправителя о том, что элементы утверждены, или требуют обновления или обновления требует общее состояние.
• Журнал: в идеале программное обеспечение должно вести учет всех действий в процессе утверждения. Это поможет обеспечить последовательность и прозрачность для всех заинтересованных сторон.

Каковы типичные случаи использования Workflow? 

У различных проектов разные заинтересованные стороны и они требуют различной степени ввода. Использование функции Workflow увеличивает производительность, а цели бизнеса становятся более доступными. Вот несколько примеров их общего использования:

• Рабочие процессы в здравоохранении. В сфере здравоохранения часто используется Workflow, в первую очередь для распределения лекарств на всех этапах – от рецепта врача до получения лекарств пациентом.
• Workflow в обслуживании клиентов. Workflow – это отличный способ отслеживать жалобы клиентов и управлять ими.
• Workflow во время утверждения чего-либо менеджментом. Такой Workflow является внутренним и требует от менеджеров утверждения выполненной работы. Workflow во время утверждения может обеспечить прозрачность процесса. Кроме того, автоматизация повторяющихся задач должна высвободить время менеджеров для выполнения более сложных задач.
• Workflow во время утверждения счетов: автоматизация процесса получения и оплаты счетов способствует стандартизации, благодаря чему намного проще отслеживать номера счетов.

Советы о том, как запустить процесс утверждения хода работы

• Начните с просмотра текущего хода работы и отметьте все этапы, через которые проходит ваш проект.
• Затем углубитесь в анализ и задайте себе следующие вопросы:

1. Как сотрудники представляют работу, и в какой форме те, кто утверждает их, будут вносить изменения?
2. Сколько шагов потребуется?
3. Кто будет утверждать каждый из шагов?
4. Что происходит после того, как представление отклонено или одобрено?

Как повысить производительность с помощью Vizlib Workflow?

Для лиц, принимающих решения, важно следить за ходом бизнес-процессов. Новая функция Workflow в Vizlib Collaboration, является дополнительным продуктом для Qlik Sense и дает им больший контроль над ходом работы.

Можно определить направление бизнес-процессов, например, отслеживать задачи или процессы от начала до их завершения или отслеживать процесс утверждения от момента отправки документа до его утверждения. Новая функция от Vizlib также дает пользователям возможность создавать новый рабочий процесс для каждого типа совместной работы и определять шаги в рабочем процессе, добавляя или удаляя строку «States» с целью повышения эффективности процесса. Функция Workflows помогает оптимизировать ключевые бизнес-процессы и повысить гибкость вашего бизнеса.

• Учебный центр по технологиям анализа данных и BI: расписание/запись на учебные курсы, тестирование разработчиков — https://education.biconsult.ru/
• Присоединяйтесь к QUBIC – сообщество профессионалов в области BI! Наши страницы в соц.сетях – расписание учебных курсов, бесплатные учебные материалы, анонсы мероприятий: https://vk.com/club165575964 и https://www.facebook.com/qubicspb
• Неофициальный форум разработчиков QlikView & Qlik Sense Russian forum
• Канал на Youtube – много обучающих видео и записи вебинаров
• Готовые решения “Конструктор финансовой отчетности” и “Анализ продаж”